Skip Navigation LinksHome Subsidies Deelname buitenlands congres

Deelname buitenlands congres

Subsidies voor deelname aan een buitenlands congres zijn alleen beschikbaar voor promovendi die aantoonbaar geen reguliere aanstelling hebben.

Voorwaarden

  • U kunt subsidie aanvragen voor de reiskosten vanuit Leiden en retour, overnachtingskosten tijdens een congres en eventuele inschrijfkosten. Maaltijden, lokaal vervoer, visa, vervaardiging van posters, zijn dus niet subsidiabel.
  • Voor congressen in Europa geldt een maximum vergoeding van 500 euro, voor congressen buiten Europa geldt een maximum bedrag van 1000 euro. De maximum vergoeding voor eventuele inschrijfkosten bedraagt 300 euro.
  • Tenminste een derde van het totaal van de subsidiabele kosten dient te worden vergoed uit de middelen van de faculteit of betrokken afdeling. Het resterende tweederde deel komt in aanmerking voor garantiesubsidie.
  • Promovendi komen slechts eenmaal in aanmerking voor een bijdrage in de kosten van een congresbezoek of studieverblijf. Als regel kan slechts één persoon per onderzoeksgroep een bijdrage ontvangen voor hetzelfde congres.
  • Dien uw aanvraag op tijd in, zodat de commissie de aanvraag kan behandelen voordat de activiteit plaatsvindt. Activiteiten die voor de vergadering plaatsvinden, komen niet voor subsidie in aanmerking. De commissie vergadert meerdere keren per jaar. Actuele deadlines en vergaderdata vindt u in het vergaderoverzicht.  

Alle aanvragen worden beoordeeld door de Commissie voor Wetenschappelijke Bestedingen (CWB) van het LUF, die bestaat uit vertegenwoordigers van alle faculteiten van de Universiteit Leiden.

Aanvragen

Stuur uw aanvraag voor de eerstvolgende deadline naar cwb@LUF.Leidenuniv.nl. Naast het volledig ingevulde aanvraagformulier congressen en studieverblijven (PDF) stuurt u ook de volgende bijlagen digitaal mee:

  1. Motivatie
    Een motivatie van uw aanvraag, inclusief een korte omschrijving van het onderwerp in relatie tot uw eigen onderzoek.
  2. Acceptatie
    De acceptatie van uw actieve bijdrage aan het congres. Hiermee toont u aan dat u een actieve bijdrage aan het congres levert in de vorm van een paper of posterpresentatie. Stuur indien u deze al heeft, een kopie van de acceptatie van deze bijdrage met uw aanvraag mee. Als u nog geen acceptatie heeft ontvangen op het moment van indiening, dient u deze te overleggen bij declaratie. Een uitzondering op deze eis is slechts mogelijk als een dergelijke actieve bijdrage door promovendi op het desbetreffende vakgebied niet gebruikelijk is.
  3. Aanbeveling
    Een schriftelijke aanbeveling van uw promotor. In deze aanbeveling dient ook te worden bevestigd dat de aanvrager promovendus is zonder reguliere aanstelling.
  4. Begroting
    Een begroting, inclusief informatie over andere (potentiële) subsidieverstrekkers. Gebruik hiervoor het begrotingsformulier deelname buitenlands congres (Excel).
  5. Bewijs van financiële steun van de Universiteit Leiden
    Hiermee toont u aan dat ten minste eenderde deel van de uitgaven voor de reis, logies en inschrijving gedragen wordt door een faculteit of afdeling binnen de Universiteit Leiden. U dient de de steun van het LUF te vermelden in uw paper, presentatie of in de uit het congres resulterende publicaties. Bij toekenning ontvangt u daartoe een te gebruiken standaardformulering.

Zie ook

 

Vragen over subsidies?

Vragen over het aanvragen van subsidie bij het LUF kunt u stellen via 071-5130503 of cwb@luf.leidenuniv.nl.

Actuele uitslag CWB-vergadering

Heeft u subsidie aangevraagd voor de organisatie van een congres, deelname aan een buitenlands congres of een studieverblijf? Bekijk dan de uitslag van de meest recente CWB-vergadering.

Declaraties

Heeft het LUF een garantiesubsidie toegekend voor de organisatie van een congres, deelname aan een buitenlands congres of een studieverblijf? Dien uw declaratie dan in voor de deadline die is vermeld in de toekenningsbrief. Gebruik hiervoor het declaratieformulier congresbezoek (Excel), het declaratieformulier congresorganisatie (Excel) of het declaratieformulier studieverblijf (Excel).