Skip Navigation LinksHome Subsidies Organisatie congres of workshop

Organisatie congres of workshop

Wetenschappers verbonden aan de Universiteit Leiden kunnen subsidie aanvragen voor de organisatie van congressen en workshops die een wetenschappelijk doel hebben en/of de maatschappelijke relevantie van het desbetreffende vakgebied tot uitdrukking brengen.

Alle aanvragen worden beoordeeld door de Commissie voor Wetenschappelijke Bestedingen (CWB) van het LUF, die bestaat uit vertegenwoordigers van alle faculteiten van de Universiteit Leiden.

Voorwaarden

  • Het congres of de workshop vindt plaats in een gebouw van de Universiteit Leiden in Leiden of Den Haag.
  • De maximale garantiesubsidie bedraagt € 2.500,-.
  • De faculteit of eigen afdeling dient minstens eenzelfde bedrag bij te dragen als het gevraagde subsidiebedrag.
  • Deze subsidiemogelijkheid is prmair gericht op de organisatie van expert meetings en kleine congressen welke moeilijk te financieren zijn zonder steun van het LUF. Congressen met een jaarlijks terugkerend karakter komen niet voor subsidie in aanmerking.
  • Publicatiekosten, vergoedingen voor sprekers en kosten van excursies komen niet voor subsidie in aanmerking.
  • Het betreft een garantiesubsidie, wat betekent dat op basis van de realisatie versus de begroting na het evenement niet meer wordt uitgekeerd dan de feitelijk gemaakte kosten.
  • Een aanvraag voor een activiteit die plaatsvindt vóór de CWB-vergadering waarin over die aanvraag zou moeten worden besloten, is niet ontvankelijk. De commissie vergadert verscheidene keren per jaar. Actuele deadlines en vergaderdata vindt u in het vergaderoverzicht. . 

Aanvragen

Stuur uw aanvraag voor de eerstvolgende deadline naar cwb@luf.leidenuniv.nl. Naast het volledig ingevulde Aanvraagformulier congressen en studieverblijven (PDF) (het vereiste van inzending van stukken in 9-voud geldt niet meer) stuurt u ook de volgende bijlagen digitaal mee:

  1. Motivering
    Een motivering van uw aanvraag, inclusief een korte omschrijving van het congresthema in relatie tot uw eigen onderzoek.
  2. Bewijs van financiële steun van de faculteit of afdeling
    Hiermee toont u aan dat de faculteit of afdeling het congres financieel ondersteunt met een bedrag ten minste gelijk aan het gevraagde subsidiebedrag.
  3. Aanbeveling
    Een schriftelijke aanbeveling door de voorzitter van de onderzoeksgroep.
  4. Begroting
    Een begroting, inclusief informatie over andere (potentiële) subsidieverstrekkers. U kunt een eigen format gebruiken voor de begroting. 
    Neem in de begroting voor het LUF alleen posten op die in aanmerking komen voor subsidie van het LUF (zie de voorwaarden). U dient de steun van het LUF te vermelden in uw programma. Bij toekenning ontvangt u daartoe een te gebruiken standaardformulering.
  5. Programma
    Het programma van het congres of de workshop.

Zie ook

 

Vragen over subsidies?

Vragen over het aanvragen van subsidie bij het LUF kunt u stellen via 071-5130503 of cwb@luf.leidenuniv.nl.

Actuele uitslag CWB-vergadering

Heeft u subsidie aangevraagd voor de organisatie van een congres, deelname aan een buitenlands congres of een studieverblijf? Bekijk dan de uitslag van de meest recente CWB-vergadering.

Declaraties

Heeft het LUF een garantiesubsidie toegekend voor de organisatie van een congres, deelname aan een buitenlands congres of een studieverblijf? Dien uw declaratie dan in voor de deadline die is vermeld in de toekenningsbrief. Gebruik hiervoor het declaratieformulier congresbezoek (Excel), het declaratieformulier congresorganisatie (Excel) of het declaratieformulier studieverblijf (Excel).